Quem nunca falou isso? Mas quão ocupados realmente somos? quantas tarefas programamos para fazer e nos perdemos nelas?

Tanto na vida pessoal quanto no profissional percebo que temos duas grandes influências sobre não responder um e-mail, uma mensagem ou fazer aquela tarefa – prioridade e gestão de tempo.

Pensei muito sobre escrever esse artigo pois posso criar alguns “haters”, mas como especialista em Gestão de Pessoas e de tempo, penso que precisamos refletir sobre como estamos trabalhando nossas prioridades e nossa gestão do tempo.

Quando deixamos uma tarefa de lado, seja qual for, estamos procrastinando essa tarefa, e precisamos entender o porque disso. Eu também costumo afirmar que esse é um grande jogo de marketing pessoal…ninguém quer estar livre o tempo, disponível para o outro, afinal somos ocupados. Além de algumas pessoas realmente sofrerem da síndrome do “Super Ocupado”.

Mas em muitas situações quando nos colocamos nessa posição e deixamos o outro a espera, estamos também desrespeitando o outro. Quando deixamos o outro esperando em uma entrevista, em uma reunião, atendimento, ou qualquer outra ação que combinamos um horário, presumimos que o outro não tem a mesma importância ou que ele simplesmente não tem ou não esta tão ocupado quando você. Mas não é legal quando acontece com você né?

Ao gerir nosso tempo de forma adequada e saudável buscamos meios de organizar nossas tarefas e horários para realizá-las. Inclusive prevendo alguns possíveis imprevistos, deixamos esses espaços na agenda.

Quer e precisa se organizar melhor? Confira aqui algumas dicas;

• Divida em categorias (pessoal, profissional)
• Anote suas tarefas (tente ser minucioso desde ver e-mails até fechar aquele projeto);
• Feche a agenda para realizar as tarefas;
• Deixe espaços entre as tarefas, reuniões, para “garantir” imprevistos, ir ao banheiro, beber água;
• Realize as tarefas mais difíceis primeiro;
• Não coloque tarefas em excesso, alguns especialistas dizem que até 06 por dia. Você pode dividir entre as de trabalho e as pessoais;
• Aqui vale pensar sobre de que utensilio pode te ajudar a se organizar melhor -caderno, agenda, aplicativo, mas deixar e contar com a memória realmente não é muito bom para se organizar, principalmente quando tem muitas tarefas.

Muito importante lembrar que todos estamos passiveis a passar por imprevistos e temos que ter jogo de cintura para nos reorganizarmos.

Priorizar as tarefas e as atividades também é muito importante. Algumas teorias sobre como priorizar falam sobre sua avaliação entre:

-Importante + Urgente – faça o mais rápido possível, geralmente essas tarefas tem prazos, tarefas pedidas por clientes, gestores;

-Importante e não Urgente – planeje para fazer, coloque na agenda, confira prazo;

-Não Importante e Urgente – Se você não conseguiu fazer no dia planejado, confira o prazo e postergue para outro dia;

-Não Importante e Não Urgente -verifique o porque você colocou na lista de atividades, é preciso fazer? pode delegar para alguém?